Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Two Ears is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

• Tuin van Hera 11, 1093 NP Amsterdam
• contact@twoears.nl

2. Voor melders

Vertrouwelijk contact

Je contact met een vertrouwenspersoon is vertrouwelijk. Zonder jouw toestemming delen we niet met je werkgever wie je bent, dat je contact hebt gehad of wat je hebt besproken. Alleen in uitzonderlijke situaties, zoals een wettelijke verplichting of acuut gevaar, kan het nodig zijn hiervan af te wijken.

Welke gegevens bewaren we?

We gebruiken je contactgegevens om afspraken te maken en contact met je te houden. De vertrouwenspersoon maakt aantekeningen van de gesprekken en bewaart deze apart van je naam en contactgegevens. We leggen alleen vast wat nodig is voor je begeleiding. Je werkgever heeft geen toegang tot deze gegevens.

We bewaren je gegevens zolang dat nodig is voor de begeleiding en eventuele vervolgvragen. Daarna verwijderen we ze.

Deel via het contactformulier, e-mail of WhatsApp bij voorkeur alleen wat nodig is om een afspraak te maken.

3. Voor opdrachtgevers

We verwerken zakelijke contactgegevens en factuurgegevens om afspraken uit te voeren, contact te onderhouden en onze administratie bij te houden. Dit doen we op basis van de overeenkomst en onze wettelijke administratieplicht.

Fiscale administratie bewaren we zeven jaar, voor zover wettelijk verplicht. Andere zakelijke gegevens bewaren we zolang nodig voor de samenwerking en de afhandeling daarvan.

Een eventuele jaarrapportage over het werk van de vertrouwenspersoon bevat uitsluitend aantallen en algemene thema’s die niet naar personen te herleiden zijn.

4. Voor websitebezoekers en andere contactpersonen

Neem je contact op of plan je een kennismaking via Microsoft Bookings? Dan gebruiken we je naam, contactgegevens en de informatie die je deelt om je vraag te beantwoorden of de afspraak te regelen. Dit doen we om een overeenkomst voor te bereiden of vanuit ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.

Contactvragen en kennismakingen zonder vervolg bewaren we maximaal één jaar na afhandeling.

Onze hostingpartij verwerkt technische gegevens, zoals je IP-adres, om de website goed en veilig te laten werken. Dit gebeurt vanuit ons gerechtvaardigd belang om de website te beveiligen.

De website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies en houdt geen bezoekersstatistieken bij. De knop voor WhatsApp is een gewone link naar een dienst met een eigen privacy- en cookiebeleid. De agenda voor het plannen van een kennismaking wordt geladen via Microsoft Bookings, dat eigen cookies kan plaatsen.

5. Beveiliging en leveranciers

We nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Alleen wie de gegevens nodig heeft voor het werk, krijgt toegang.

Voor onze bedrijfsvoering gebruiken we Microsoft voor e-mail en afspraken, Vercel voor de website en het contactformulier, en een boekhoudprogramma voor zakelijke factuurgegevens. Met leveranciers maken we afspraken over de bescherming van persoonsgegevens. We verkopen geen persoonsgegevens.

Als leveranciers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gelden daarvoor de vereiste waarborgen, zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen of het EU-VS Data Privacy Framework.

Gebruik je WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp ook gegevens volgens zijn eigen privacyvoorwaarden.

6. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Ook kun je, waar van toepassing, bezwaar maken, de verwerking laten beperken of je gegevens laten overdragen. Gegeven toestemming kun je op ieder moment intrekken.

Mail je verzoek naar contact@twoears.nl. We reageren binnen één maand.

Je bent niet verplicht gegevens te delen. Zonder de benodigde gegevens kunnen we je vraag mogelijk niet beantwoorden of geen afspraak maken. We nemen geen geautomatiseerde besluiten over je en maken geen profielen.

Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan? Neem contact met ons op. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.